Susunan Kepanitiaan Suatu Acara Beserta Tugasnya

KETUA

• Memberikan saran, kritik, serta ide – ide kepada BPH (Badan Pengurus Harian ) Panitia
•  Mencari solusi serta menyelesaikan bila terjadi permasalahan
•  Bertanggungjawab atas kegiatan yang dilaksanakan
• Mengontrol berjalannya acara kegiatan Badan Pengurus Harian panitia, misalnya kinerja BPH seksi - seksi.
• Mengkoordinasi, memantau, dan menilai kegiatan pelaksanaan
• Menyusun pertemuan rutin
• Memberikan motivasi, inspirasi, serta teguran kepada BPH dan Seksi kepanitiaan
• Mencari jalan keluar (solution) bila terjadi beda pendapat dalam kegiatan
• Merencanakan /perencanaan (merencanakan hal/ kegiatan yang akan dilakukan), Mengorganisir (mengatur dan membagi tugas dan tanggungjawab/ pendelegasian kepada bawahan), Mengontrol, (mengecek atau meminta laporan kemajuan kegiatan), serta mengkordinasi, Membagi tugas dan kerja sama antar seksi – seksi dalam kegiatan diluar maupun saat saat rapat.
• Bertanggungjawab terhadap segala sesuatu/ kegiatan yang telah diprogramkan oleh setiap seksi
• Memimpin dan menyetujui segala keputusan rapat
• Memberikan teguran kepada seksi – seksi dan anggota bila tidak menjalankan tugas
• Memberikan laporan kegiatan dari kordinator – kordinator seksi
• Membagi tugas dan fungsi kerja, serta meminta masukan dari wakil ketua
• Memberikan mandate kepada wakil bila ada halangan
• Memberikan surat perintah kerja/ mandate kepada anggota untuk menjalankan tugas

WAKIL KETUA

• Membantu ketua dalam mengkoordinasi, memantau, dan menilai kegiatan pelaksanaan
• Membantu ketua dalam menyusun pertemuan rutin
• Membantu ketua dan bertanggungjawab kepada ketua apabila dalam pengambilan keputusan ketua tidak ada. Wakil ketua dapat menggantikan ketua dalam pengambil suatu keputusan
• Memimpin rapat – rapat atas kesepakatan ketua, serta meminta masukan kepada ketua sebelum mengambil keputusan
• Wakil ketua tidak mempunyai kewenangan sebelum ada keputusan ketua, namun dalam segala sesuatu yang bersifat darurat wakil ketua berhak untuk mengambil kebijakan yang selayaknya.
• Memberi saran, kritik, serta nasehat kepada kepanitiaan tertentu, secara lisan demi kesuksesan kepanitiaan tersebut
• Menggantikan ketua apabila ketua keluar daerah, berdasarkan surat mandat kerja yang diberikan oleh ketua kepada wakil ketua.

SEKRETARIS

• Membuat surat permohonan bantuan dana (proposal)
• Mencatat hasil – hasil keputusan rapat BPH dan Anggota, termasuk semua usulan, kritik dan saran
• Membuat surat keputusan yang dikeluarkan ketua/ wakil ketua, surat keputusan delegasi dan surat keputusan koordinator seksi – seksi
• Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan Kegiatan kepanitiaan dan laporan keuangan, atas pelaksanaan kegiatan
• Menyimpan peralatan sekretaris
• Menata dan menyimpan file – file / data pada kotak atau lemari BPH atau computer dll.

WAKIL SEKERTARIS

•  Membantu Sekertaris dalam menyusun dan menata tugas-tugas sekertaris.
• Bekerja sama dengan Biro kesekretariatan.
• Menjaga dan Merawat Fasilitas Perhimpunan.

BENDAHARA

• Menyimpan dan mengeluarkan uang kepanitiaan
• Membukukan segala pengeluaran dan menerima dan mencatat tanggal uang masuk beserta sumber dan jumlah dana
• Mengeluarkan uang serta mencatat jumlah (banyaknya uang), tanggal, penerima, serta kegunaan uang tersebut
• Menyediakan nota (kwitansi) uang masuk dan dan meminta nota pembelian atas kegunaan dana
• Membuat laporan keuangan, dan membukukan keuangan iuran pokok, wajib maupun sumbangan sukarela anggota
• Meminta persetujuan ketua sebelum mengeluarkan uang, dan dapat berkoordinasi dengan anggota

WAKIL BENDAHARA

• Menjalin Hubungan dengan Bendahara Umum dalam melaksanakan tugas Kepanitiaan
• Mendata aktifa Tetap sebagai kekayaan-kekayaan kepanitiaan.
• Bersama ketua Panitia mencari jalan keluar dalam hal ini mencari dana kepanitiaan.
• Bekerja sama dengan Biro Usaha Dana dalam hal ini penggalangan Usaha Dana.

SEKSI – SEKSI

SEKSI DANA

• Mencari dana tambahan di luar iuran wajib, iuran sukarela
• Mencari alamat donator yang sering membantu
• Mendata atau membuat daftar alamat donatur dan sumber – sumber yang bisa mendapatkan dana
• Menjalankan sumbangan iuran wajib dan suka rela kepada semua anggota panitia dan simpatisan
• Melakukan kegiatan usaha lain di luar iuran wajib dan suka rela misalnya berjualan saat kegiatan perlombaan, membuat Basar B2, anjing, jual Koran bekas, kerja bakti, dll
• Memberikan laporan kepada bendahara mengenai sumbangan dan jumlah uang yang masuk dan keluar pada setiap bulan
• Membawa buku list uang masuk dan mencatat semua sumber, tanggal, dan jumlah uang
• Meminta saran, masukkan dari BPH inti bila terjadi kendala atau masalah.

SEKSI ACARA

• Menyusun rencana kegiatan
• Mengatur, memimpin semua kegiatan
• Membagi tugas dan tanggungjawab mengenai hal – hal teknis pada saat kegiatan berlangsung misalnya, moderator,pemimpin acara, pembicara, Narasumber singgers, pemain musik dll
• Mengatur waktu, tempat dan membagi tugas masing – masing anggota saat acara.
• Mengatur dan memberi tugas mengenai kegiatan seminar misalnya menghubungi pembicara, moderator dll dan bekerja sama dengan seksi lain seperti, seksi humas, dekorasi, publikasi dan dokumentasi, perlengkapan, keamanan dan kesehatan.
• Mengkoordinasi dengan seksi – seksi olahraga dan rekreasi, mengenai pengaturan waktu, tempat (lapangan) untuk melakukan kegiatan tersebut.

SEKSI HUMAS

• Menjalin hubungan yang harmonis dengan masyarakat yang ada disekitar kesekretariatan
•  Mencari sumber dana dari luar (donator) serta menandatangani surat kerja sama
• Mengusahakan tempat pelaksanaan kegiatan perlombaan dan tempat acara kegiatan.
• Bekerja sama atau berkoordinasi dengan bidang publikasi dan informasi terutama mengenai hal – hal informasi yang ingin disampaikan kepada public
• Menyampaikan informasi kepada public bila diperlukan
• Mencari atau mensurvei tempat – tempat diadakannya kegiatan

SEKSI DEKORASI

• Melengkapi dekor ruangan
• Potong Tema kegiatan dan Rias Ruangan.

SEKSI PERLENGKAPAN

• Mencari tahu semua kebutuhan seksi, terutama peralatan kesekretariatan dan usaha dana
• Mengecek peralatan dan kebutuhan seksi
• Melaporkan kelebihan dan kekurangan kebutuhan kepada BPH paniti atau keTua
• Mendata dan mencatat semua alat yang berupa pinjaman
• Menjaga semua peralatan milik BPH dan dapat bekerja sama dengan seksi keamanan

SEKSI PERLOMBAAN

• Membuat jadwal kegiatan olahraga dan rekreasi pada saat pelaksanaan
• Memimpin dan mengatur semua pertandingan perlombaan seperti perlombaan Pidato, mengarang, Pop Singer kategori Dewasa dan Remaja, dll
• Dalam pengaturan waktu, dapat bekerja sama seksi acara, berdasarkan jumlah peserta dan kelengkapan BPH

SEKSI KONSUMSI

• Meyediakan Makanan Ringan = SNEC, Berat = NASI dan Minuman pada saat kegiatan berlangsung.

SEKSI KEAMANAN

• Menjaga keamanan, ketertiban, kebersihan termasuk menjaga dan mengamankan fasilitas kesekretariatan
• Menjaga keamanan pada saat kegiatan usaha dana (pertandingan)
• Menjaga peralatan dan kelengkapan kesekretariatan
• Untuk menjaga dan mengamankan, kegiatan perlu kerja sama dengan pihak ketiga

SEKSI KESEHATAN

•  Apabila peserta/pasien sakit, meyediakan obat sesuai diagnose/penyakit,